Secret Village brengt muziek uit via onder meer Beatport en Spotify. Het is het eigen platenlabel van Perry van de Vrede, oprichter van Leads to Scale. Een interne praktijkcase dus: de voorbereiding en promotie van releases vroegen voortdurend zoekwerk en handmatige overdrachten.
Wij bouwden één omgeving waarin dezelfde releasegegevens door het hele proces worden gebruikt. Niet iedere losse taak versnellen, maar voorkomen dat informatie telkens opnieuw verzameld moet worden.
Artiesten brengen bij verschillende labels muziek uit. Releases die te dicht op elkaar verschijnen, concurreren om aandacht. Een verschoven datum raakt bovendien de voorbereiding: contracten, definitieve audiobestanden, distributie en promotie.
Die samenhang stond verspreid over spreadsheets, Word, Dropbox en Google. Mensen moesten zelf datums vergelijken, bestanden verzamelen en herinneringen instellen. De afzonderlijke tools werkten, maar de verbinding ertussen bleef handwerk.
Artiestgegevens, tracks, artwork, bestanden en statussen
Releaseplanning houdt rekening met andere releases van artiesten.
Promotie gebruikt de gegevens uit de catalogus.
Artiesten ontvangen bestanden en actuele feedback via een persoonlijke link.
De website wordt bijgewerkt vanuit dezelfde bron.
Wij brachten artiestgegevens, tracks, artwork, bestanden en statussen samen. Het systeem toont wat ontbreekt en waarvoor actie nodig is. Zodra een release naar de promotiefase gaat, worden dezelfde gegevens gebruikt. De labelmanager controleert de inhoud, maar hoeft de release niet opnieuw op te bouwen in een andere toepassing.
Secret Village en Phone Audio worden in dezelfde omgeving beheerd.
Een vrije plek in de kalender is niet automatisch een geschikte releasedatum. Daarom verwerkt de planning ook geblokkeerde datums en aanlevertermijnen. Het systeem stelt datums voor, maakt deadlines aan en blokkeert onmogelijke keuzes volgens de ingestelde regels. Zo worden afhankelijkheden zichtbaar voordat de release verder wordt voorbereid.
DJ’s krijgen een persoonlijke promolink om muziek te beluisteren, downloaden en beoordelen. Feedback is niet verplicht: muziek laten draaien is belangrijker dan een afgedwongen reactie. Voor bekende contacten kan het label zelf een vooraf ingevulde WhatsApp-reminder versturen.
Niet iedereen hoeft dezelfde promo op hetzelfde moment te krijgen. De selectie en timing kunnen op de rol van de ontvanger worden afgestemd.
Het systeem houdt bij of muziek wordt afgespeeld of gedownload en welke reacties binnenkomen. Een andere bewuste keuze is dat promo-downloads stoppen zodra de release uitkomt.
De artiest krijgt een andere link: artwork, audiobestanden, socialmedia-materiaal, platformlinks en binnenkomende DJ-feedback bij elkaar. Geen telkens opnieuw samengestelde verzameling bijlagen.
Die feedback wordt bijgewerkt terwijl de promotie loopt. De artiest hoeft dus niet telkens een nieuw document te ontvangen om de laatste reacties te zien.
Distributie blijft bij Proton. Er is geen directe koppeling: wij zetten de gegevens klaar in de volgorde waarin Proton ze vraagt, met kopieerknoppen waar dat kan. De overdracht blijft handmatig, maar zonder zoeken tussen documenten. Ook e-mailverzending blijft bij een gespecialiseerde dienst: we gebruiken daarvoor Resend. We bouwden de procesverbinding, niet alle infrastructuur opnieuw.
Uitgekomen releases worden vanuit de catalogus naar de labelwebsite doorgestuurd. Wijzigingen volgen dezelfde route. Daarmee vervalt een afzonderlijke invoerstap in een websitebeheersysteem. Wij bouwden de omgeving met Lovable en AI als ontwikkelhulp; binnen de tool blijft AI beperkt tot foutdetectie en kleine tekstaanpassingen. De samenhang levert hier de verbetering.
Bij de aanvullende opname waren de eerste vier releases via het systeem uitgebracht.
Het systeem is in gebruik en er zijn releases mee uitgebracht. Planning, promotie, artiestenmateriaal en websitepublicatie werken vanuit dezelfde informatie. Perry ervaart tijdwinst doordat verzamelen, overzetten en opnieuw samenstellen vervalt; die besparing is niet in uren gemeten.
De structurele verandering: mensen werken samen aan dezelfde release, in plaats van afzonderlijk dezelfde informatie bij te houden.